KOMUNIKASI DALAM MANAJEMEN

A.    Definisi Komunikasi

Komunikasi (dari bahasa Latin “communis”, yang berarti untuk berbagi) adalah kegiatan menyampaikan informasi melalui pertukaran pikiran, pesan, atau informasi, dengan melalui pembicaraan, visual, sinyal, tulisan, atau perilaku. Ini merupakan pertukaran informasi yang terjadi antara dua atau sekelompok orang.

Komunikasi juga dapat diartikan sebagai suatu tindakan mentransfer informasi dari satu tempat ke tempat lain. Meskipun ini adalah sebuah definisi komunkasi sederhana, ketika kita berpikir tentang bagaimana kita dapat berkomunikasi dapat menjadi jauh lebih kompleks. Ada berbagai kategori mengenai komunikasi, dan hal tersebut dapat terjadi setiap saat. Kategori komunikasi tersebut diantaranya:

·         Komunikasi lisan atau verbal: tatap muka, telepon, radio atau televisi atau media lainnya.

·         Komunikasi non-verbal: bahasa tubuh, gerak tubuh, bagaimana kita berpakaian atau bertindak.

·         Komunikasi tertulis: surat, e-mail, buku, majalah, internet atau melalui media lainnya.

·         Visual: grafik, diagram, peta, logo dan visualisasi lain yang dapat digunakan untuk berkomunikasi.

Teori Komunikasi menyatakan bahwa komunikasi melibatkan pengirim (sender) dan penerima (receiver) menyampaikan informasi melalui saluran komunikasi.

Pengirim dan penerima tentu saja penting dalam komunikasi. Dalam komunikasi tatap muka peran pengirim dan penerima tidak sejelas kedua belah pihak berkomunikasi satu sama lain, bahkan jika dengan cara yang sangat halus seperti melalui kontak mata (atau kurangnya) dan bahasa tubuh secara umum. Ada banyak cara halus lain yang kita dapat lakukan untuk berkomunikasi (bahkan mungkin tidak sengaja) dengan orang lain, misalnya nada suara kita dapat memberikan petunjuk untuk suasana hati kita atau keadaan emosional, sementara sinyal tangan atau gerakan dapat menambah pesan lisan.

Dalam komunikasi tertulis, pengirim dan penerima yang lebih jelas. Hari ini kita semua dapat menulis dan mempublikasikan ide-ide di Internet, yang telah menyebabkan ledakan informasi dan komunikasi.

B.     Proses Komunikasi

Sebuah pesan atau komunikasi yang dikirim oleh pengirim melalui saluran komunikasi ke penerima, atau ke beberapa penerima. Pengirim harus menyandikan pesan (informasi yang disampaikan) menjadi bentuk yang sesuai dengan saluran komunikasi, dan penerima kemudian menerjemahkan pesan untuk memahami arti dan maknanya.

Kesalahpahaman dapat terjadi pada setiap tahap dari proses komunikasi. Komunikasi yang efektif melibatkan yang meminimalkan potensi kesalahpahaman dan mengatasi hambatan komunikasi pada setiap tahap dalam proses komunikasi.

Komunikator yang efektif memahami audiens mereka, dan memilih saluran komunikasi yang tepat. Mereka juga akan mencari umpan balik (feedback) dari penerima, bagaimana pesan tersebut dipahami dan berusaha untuk memperbaiki setiap kesalahpahaman atau kebingungan sesegera mungkin. Penerima dapat menggunakan klarifikasi dan refleksi sebagai cara yang efektif untuk memastikan bahwa pesan terkirim dan telah dipahami dengan benar.

C. Hambatan Komunikasi

1. Mendengar. Biasanya kita mendengar apa yang ingin kita dengar. Banyak hal atau informasi yang ada di sekeliling kita, namun tidak semua yang kita dengar dan tanggapi. Informasi yang menarik bagi kita, itulah yang ingin kita dengar.

2. Mengabaikan informasi yang bertentangan dengan apa yang kita ketahui.

3. Menilai sumber. Kita cenderung menilai siapa yang memberikan informasi. Jika ada anak kecil yang memberikan informasi tentang suatu hal, kita cenderung mengabaikannya.

4. Persepsi yang berbeda. Komunikasi tidak akan berjalan efektif, jika persepsi si pengirim pesan tidak sama dengan si penerima pesan. Perbedaan ini bahkan bisa menimbulkan pertengkaran, diantara pengirim dan penerima pesan.

5. Kata yang berarti lain bagi orang yang berbeda. Kita sering mendengar kata yang artinya tidak sesuai dengan pemahaman kita. Seseorang menyebut akan datang sebentar lagi, mempunyai arti yang berbeda bagi orang yang menanggapinya. Sebentar lagi bisa berarti satu menit, lima menit, setengah jam atau satu jam kemudian.

6. Sinyal nonverbal yang tidak konsisten. Gerak-gerik kita ketika berkomunikasi – tidak melihat kepada lawan bicara, tetap dengan aktivitas kita pada saat ada yang berkomunikasi dengan kita-, mampengaruhi porses komunikasi yang berlangsung.

7. Pengaruh emosi. Pada keadaan marah, seseorang akan kesulitan untuk menerima informasi. apapun berita atau informasi yang diberikan, tidak akan diterima dan ditanggapinya.

8. Gangguan. Gangguan ini bisa berupa suara yang bising pada saat kita berkomunikasi, jarak yang jauh, dan lain sebagainya.

D.    Komunikasi Interpersonal Efektif

Efektivitas Komunikasi Interpersonal dimulai dengan lima kualitas umum yang dipertimbangkan yaitu keterbukaan (openness), empati (empathy), sikap mendukung (supportiveness), sikap positif (positiveness), dan kesetaraan (equality).( Devito, 1997, p.259-264 ).

a.  Keterbukaan (Openness)

Kualitas keterbukaan mengacu pada sedikitnya tiga aspek dari komunikasi interpersonal. Pertama, komunikator interpersonal yang efektif harus terbuka kepada orang yang diajaknya berinteraksi. Ini tidaklah berarti bahwa orang harus dengan segera membukakan semua riwayat hidupnya.memang ini mungkin menarik, tapi biasanya tidak membantu komunikasi. Sebaliknya, harus ada kesediaan untuk membuka diri mengungkapkan informasi yang biasanya disembunyikan, asalkan pengungkapan diri ini patut.

Aspek keterbukaan yang kedua mengacu kepada kesediaan komunikator untuk bereaksi secara jujur terhadap stimulus yang datang. Orang yang diam, tidak kritis, dan tidak tanggap pada umumnya merupakan peserta percakapan yang menjemukan. Kita ingin orang bereaksi secara terbuka terhadap apa yang kita ucapkan. Dan kita berhak mengharapkan hal ini. Tidak ada yang lebih buruk daripada ketidak acuhan, bahkan ketidaksependapatan jauh lebih menyenangkan.

Kita memperlihatkan keterbukaan dengan cara bereaksi secara spontan terhadap orang lain.

Aspek ketiga menyangkut “kepemilikan” perasaan dan pikiran (Bochner dan Kelly, 1974). Terbuka dalam pengertian ini adalah mengakui bahwa perasaan dan pikiran yang anda lontarkan adalah memang milik anda dan anda bertanggungjawab atasnya. Cara terbaik untuk menyatakan tanggung jawab ini adalah dengan pesan yang menggunakan kata Saya (kata ganti orang pertama tunggal).

b. Empati (empathy)

Henry Backrack (1976) mendefinisikan empati sebagai ”kemampuan seseorang untuk ‘mengetahui’ apa yang sedang dialami orang lain pada suatu saat tertentu, dari sudut pandang orang lain itu, melalui kacamata orang lain itu.” Bersimpati, di pihak lain adalah merasakan bagi orang lain atau merasa ikut bersedih. Sedangkan berempati adalah merasakan sesuatu seperti orang yang mengalaminya, berada di kapal yang sama dan merasakan perasaan yang sama dengan cara yang sama.

Orang yang empatik mampu memahami motivasi dan pengalaman orang lain, perasaan dan sikap mereka, serta harapan dan keinginan mereka untuk masa mendatang.

Kita dapat mengkomunikasikan empati baik secara verbal maupun non verbal. Secara nonverbal, kita dapat mengkomunikasikan empati dengan memperlihatkan

a.       keterlibatan aktif dengan orang itu melalui ekspresi wajah dan gerak-gerik yang sesuai

b.      konsentrasi terpusat meliputi komtak mata, postur tubuh yang penuh perhatian, dan    kedekatan fisik; serta

c.       sentuhan atau belaian yang sepantasnya.

c. Sikap mendukung (supportiveness)

Hubungan interpersonal yang efektif adalah hubungan dimana terdapat sikap mendukung (supportiveness). Suatu konsep yang perumusannya dilakukan berdasarkan karya Jack Gibb. Komunikasi yang terbuka dan empatik tidak dapat berlangsung dalam suasana yang tidak mendukung. Kita memperlihatkan sikap mendukung dengan bersikap (1) deskriptif, bukan evaluatif, (2) spontan, bukan strategic, dan (3) provisional, bukan sangat yakin.

d. Sikap positif (positiveness)

Kita mengkomunikasikan sikap positif dalam komunikasi interpersonal dengan sedikitnya dua cara: (1) menyatakan sikap positif dan (2) secara positif mendorong orang yang menjadi teman kita berinteraksi. Sikap positif mengacu pada sedikitnya dua aspek dari komunikasi interpersonal. Pertama, komunikasi interpersonal terbina jika seseorang memiliki sikap positif terhadap diri mereka sendiri.

Kedua, perasaan positif untuk situasi komunikasi pada umumnya sangat penting untuk interaksi yang efektif. Tidak ada yang lebih menyenangkan daripada berkomunikasi dengan orang yang tidak menikmati interaksi atau tidak bereaksi secara menyenangkan terhadap situasi atau suasana interaksi.

 e. Kesetaraan (Equality)

Dalam setiap situasi, barangkali terjadi ketidaksetaraan. Salah seorang mungkin lebih pandai. Lebih kaya, lebih tampan atau cantik, atau lebih atletis daripada yang lain. Tidak pernah ada dua orang yang benar-benar setara dalam segala hal. Terlepas dari ketidaksetaraan ini, komunikasi interpersonal akan lebih efektif bila suasananya setara. Artinya, harus ada pengakuan secara diam-diam bahwa kedua pihak sama-sama bernilai dan berharga, dan bahwa masing-masing pihak mempunyai sesuatu yang penting untuk disumbangkan. Dalam suatu hubungan interpersonal yang ditandai oleh kesetaraan ketidak-sependapatan dan konflik lebih dillihat sebagai upaya untuk memahami perbedaan yang pasti ada daripada sebagai kesempatan untuk menjatuhkan pihak lain.kesetaraan tidak mengharuskan kita menerima dan menyetujui begitu saja semua perilaku verbal dan nonverbal pihak lain. Kesetaraan berarti kita menerima pihak lain, atau menurut istilah Carl rogers, kesetaraan meminta kita untuk memberikan ”penghargaan positif tak bersyarat” kepada orang lain.

E. Komunikasi Interpersonal Efektif Organisasi

a.      Componential

Menjelaskan komunikasi antar pribadi dengan mengamati komponen-komponen utamanya, dalam hal ini adalah penyampaian pesan oleh satu orang dan penerimaan pesan oleh orang lain dengan berbagai dampaknya dan dengan peluang untuk memberikanumpan balik segera.

b.      Situasional

Interaksi tatap muka antara dua orang dengan potensi umpan balik langsung.